Sukuselvitysten toimitusaika on yhä liian pitkä
Espoon, Helsingin ja Vantaan seurakuntayhtymät ovat vedonneet kirkon päättäjiin virkatodistuskriisin ratkaisemiseksi. Niiden keskusrekisterien, jossa toimitusajat ovat alle kuusi viikkoa, tulisi kannanoton mukaan sitoutua auttamaan muita.
Kirkon virkatodistusten toimitusaika on etelän alueellisissa keskusrekistereissä ollut 8–20 viikkoa. Tampereella jono on nyt 6 viikkoa, ja tavoite olisi saada jono lyhenemään mahdollisimman pian viiteen viikkoon.
– Olen pahoillani siitä, että sukuselvitystä joutuu odottamaan. Teemme parhaamme, että jonotusaika saataisiin edelleen lyhenemään. Lopullinen tavoitteemme on se, että toimitusaika olisi 2–3 viikkoa, sanoo aluekeskusrekisterin johtaja Kari Salonen.
Tampereen aluekeskusrekisterissä sukuselvitysjonot lähtivät pitenemään maaliskuussa 2021 käyttöön otetun järjestelmäuudistuksen jälkeen. Vielä helmikuussa selvityksen oli saanut kahdessa–kolmessa viikossa. Jono oli pisimmillään elokuussa, jolloin sukuselvitystä joutui odottamaan jopa 9 viikkoa.
Tilanteeseen on Salosen mukaan reagoitu monin tavoin.
– On vahvistettu sukuselvityksiä kirjoittavaa työryhmää, palkattu avustavaa henkilökuntaa ja siirretty sukuselvityksen kirjoittajilta muita töitä pois. Ylitöitä on teetetty lauantaisin syys-, loka- ja marraskuussa.
Tampereen aluekeskusrekisteri kasvaa lopulliseen laajuuteensa tammikuussa, jolloin mukaan liittyy yhdeksän seurakuntaa: Forssa, Jokioinen, Parkano, Pirkkala, Punkalaidun, Sastamala, Urjala, Virrat ja Ylöjärvi. Seurakuntalaisia on tuolloin mukana 472 873, vuoden 2020 lopun jäsentietojen perusteella. Tampereen aluekeskusrekisteri on jäsenmäärältään Suomen suurin.
Jäsenmäärän kasvun myötä aluekeskusrekisteriin on palkattu seitsemän uutta toimistosihteeriä, joista useimmat aloittavat työnsä joulukuussa. Lisäksi on perustettu kaksi määräaikaista toimistosihteerin virkaa kahdeksi vuodeksi.
Muun muassa perukirjaa varten tarvittavia sukuselvitysmuotoisia virkatodistuksia on tähän saakka pitänyt tilata erikseen jokaisesta niistä seurakunnasta, jossa vainaja on ollut kirjoilla. Alueellisten keskusrekisterien tarkoituksena on ollut parantaa palvelua niin, että vainajan omaisten täytyy tehdä vain yksi sukuselvitystilaus. Valtakunnalliseen sukuselvitykseen saadaan yhdelle virkatodistukselle vainajan koko muuttohistoria
Tätä varten on pystytetty kirkon jäsentietojärjestelmä Kirjuri. Lain mukaan perunkirjoitus on tehtävä kolmen kuukauden kuluessa henkilön kuolemasta.
Maan laajuisesti tilanne paranee, kun kaikki seurakunnat liittyvät keskusrekistereihin alueillaan ja kaikki keskusrekisterit laativat virkatodistukset seurakuntien digitoidusta kirkonkirjamateriaalista valtakunnallisina. Siirtymäaika päättyy tämän vuoden lopussa.
Teksti: Asta Kettunen